「この人しか分からない」を生む計画業務の構造的な問題とは

「この人がいないと回らない」
そう言われる計画業務の多くは、担当者の能力の高さが原因ではありません。

問題は業務を支える構造そのものにあります。

• 情報の置き場所
• 業務の進め方
• 判断の基準
• 使用ツール

これらが整理されていない状態では、
自然と“知っている人だけが回せる業務”になってしまいます。

計画業務では、以下のようなデータが扱われます。

• 販売実績
• 受注情報
• 在庫データ
• 生産能力
• 原価情報

しかし現実には、

• 部門ごとに管理ファイルが異なる
• 保存場所が共有フォルダ・個人PC・メールに散在している
• 最新版がどれか分からない

といった状態が起きがちです。

その結果、データの収集方法を知っている人しか作れなかったり、数値の突合方法が暗黙知になってしまう

という構造が生まれます。

同じ「月次計画作成」でも、

• 担当者ごとに手順が違う
• 部門によって締め日が異なる
• 承認ルートが曖昧

といった状況では、再現性が生まれません。

属人化は、マニュアルがないから起きるのではなく標準プロセスが設計されていないから起きるのです。

計画は単なる集計ではありません。

• 需要予測の考え方
• 安全在庫の設定根拠
• 調整ルール
• 優先順位の付け方

こうした判断ロジックが共有されていない場合、「なぜこの数字なのか」が説明できなかったり、

担当者が変わると計画の精度が変わってしまうといった状態になります。

計画業務は、そもそも属人化しやすい特性を持っています。

計画は、営業・生産・調達・経理など、複数部門の情報を横断して作られます。

その統合作業が

• Excelへの転記
• CSVの貼り付け
• 手動での数式修正

に依存していると、

• 手順を知る人だけが作れる
• 作業負荷が集中する

という構造になります。

計画業務では、

• 受注変更
• 生産トラブル
• 原材料不足
• 市場変動

など、常に変更が発生します。

その都度、

• 例外対応が増える
• 個別判断が増える
• ルールが形骸化する

結果として、「経験豊富な人」に依存する状態になります。

Excelは柔軟で便利ですが、

• ファイルが増殖する
• 数式の意図がブラックボックス化する
• 担当者独自の加工が増える

といったリスクも抱えます。

特に、

• マクロが個人作成
• 計算ロジックが複雑
• 入力セルと参照セルが混在

している場合、実質的に“作成者専用ツール”になります。

「手順書を作った」
「業務を整理した」

それでも属人化が残るケースは少なくありません。

手順書は

• 作業手順は説明できる
• しかし判断ロジックまでは表現しにくい

という限界があります。

また、

• 更新されない
• 実態とズレる
• 例外処理が増える

と、すぐに形骸化します。

多くの企業では、

• 「できる人」に合わせて業務が設計される
• 属人化した状態のまま改善が進む

という構造があります。

つまり、

業務フローやデータ構造、ツール設計が個人依存前提で組み立てられているのです。

この状態では、部分的な改善では解消できません。

多くの場合、この構造は“悪意”や“怠慢”で生まれているわけではありません。

• とりあえず今月を乗り切るための応急対応
• できる人に任せたほうが早いという判断
• システム改修よりも現場調整を優先する文化

こうした積み重ねの結果、
気づかないうちに「その人がいれば回る」前提で業務が固定化されていきます。

さらに、業務が回っている間は問題が顕在化しないため、
組織として構造的なリスクに気づきにくいという特徴もあります。

その結果、担当者の異動や退職をきっかけに、初めて属人化の深刻さが表面化するのです。

属人化をなくすには、「人を変える」発想から離れる必要があります。

見るべきなのは、

• 情報の流れ
• データの保管場所
• 判断の基準
• 作業の再現性

です。

ポイントは、

• どこにブラックボックスがあるか
• どこに暗黙知があるか
• どこがボトルネックになっているか

を構造的に把握することです。

属人化解消には、

• データの一元管理
• 標準化されたプロセス
• 適切なツール設計

をセットで考える必要があります。

どれか一つだけを改善しても、

• データが散在すれば再発する
• プロセスが曖昧なら形骸化する
• ツールが合っていなければ運用が崩れる

からです。

計画業務の属人化は、
担当者の能力の問題ではなく、構造の問題です。

では具体的に、
「運用改善」と「ツール活用」はどのように考えるべきなのでしょうか。

次の記事で詳しく記載しておりますので、ぜひご覧ください。