CASE STUDY

グローバル競争に打ち勝っていくために業務改善を実施

お客様がさらなるグローバル競争に打ち勝っていくために、業務の効率化・スピード化・品質の向上を目指していました。
経営層の想いとして、社員をより付加価値の高い業務へフォーカスさせなければならないと考えていました。その手段の1つとして、オペレーション業務のアウトソーシングを検討していましたが、どのように着手すべきについて悩んでいました。

複数の企業が統合されて形成されている組織であるため、業務ごとに社員の思い入れの度合が異なり、アウトソーシング化への現場の抵抗が大きくなることが予想されたため、外部のコンサルティング会社にアウトソーシング化の推進を依頼することを決定されました。
複数の課題を一度に解決するためには、アウトソーシングの手法・業務の見える化の手法（業務改善）・製薬企業の業務理解・業務の標準化が必要です。HYBRIDEが設立以来15年間以上実施している「業務の見える化」の実績により、プロジェクトを推進することになりました。

アウトソーシング可能な業務の割合を全体の業務から抽出

プロジェクトは下記のようなアプローチで進めていきます。

１．業務リストの作成

各組織で実施している業務を、担当者へのインタビューをベースとして棚卸していきます。
同じ業務であっても、人によっては異なる文言・内容で説明されるため、業務の整合性をうまくとりながら進めていく必要があります。

２．業務量の把握

業務リストをもとに、業務量を把握します。インタビュー形式で実施する場合とアンケート形式で把握する場合があります。

３．業務内容の整理

業務量を把握した後に、「定型・非定型分析」を実施します。
縦軸に定型/非定型の切り口、横軸に業務専門性の切り口を設定する事でどのような業務が全体の何%程度あるのかを把握します。
本プロジェクトでは、対象業務全体の約70%がアウトソーシング可能という結果が出ました。

私たちは、現状の業務をそのまま「定型・非定型分析」するのではなく、効率化できる部分はした上で、「定型・非定型分析」する事をお勧めしております。効率化プロセスを省くと、不要な業務をアウトソーシングすることになります。

業務改善だけではなく、意識改革を意図的に推進

前述したように、複数の企業が統合されて形成されている組織体であるが故に、簡単にアウトソーシングすると言っても、現場の抵抗が大きくなるのは目に見えていました。
クライアントと相談した結果、意識改革を意図的に進めていく手法を取りました。そのために、積極的に社員をこのプロジェクトに巻き込みます。
従業員の思い入れを無下にせず、新しい役割分担に変わって頂くということを全体説明会、個別座談会、ニュースレター配信、アンケート、トレーニングなどを活用して進めていきました。従業員への意識改革は、人の気持ちが重要になりますので、効率的なやり方というよりは、根気よく進めていく事がポイントになります。意識改革まで進めていくと、従業員の中には反対意見を言う方も多いのですが、根気よく続けることで、徐々に、賛成派の人が増えていきました。
なかなか意識改革が進まない時も、常に、プロジェクトの目的「さらなるグローバル競争に打ち勝っていくために」をぶらざずに、確認しながら進める事で、成功にたどり着けたと思います。