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CASE STUDY

BPR・PMO お客様事例

自動化に適した業務・適さない業務の洗い出しからサポート

年間75日分の業務時間削減

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外資大手製薬会社A社様

    業種  製薬企業 

  支援期間  2か月

    内容  データ取得・レポート作成自動化

お客さま課題

定型業務の自動化で体制構築を目指す


某大手製薬会社様の営業企画系部門では、日次で製品売上や日報情報などに関するレポートを作成しており、以下のような定型業務に相当の工数を割いていました。

・各ファイルのダウンロード作業

・データ加工

・転記レポート作成


製薬業界の現状は、国内医療費は増加傾向にあり、2016年は過去最高の42兆円に達したと報道されています。
医療費が高騰する一因として、高額な新薬の薬剤費が取り上げられます。近年、政府は医療費の高騰を抑制するため、新薬(先発医薬品)の2~5割程度の価格であるジェネリック(後発医薬品)へのシフトを主導しはじめました。

新薬を手がける製薬企業は、ジェネリックへのシフト継続により売上への影響が大きくなってきたことを受け、コスト削減への取り組み強化を決定。コスト削減の一貫として定型業務の自動化を行うことで、業務効率化を実現し、利益を生む活動への業務に注力できる体制の構築を目指すこととしました。

解決方法

自動化する業務の整理、システム化にもひと工夫


自動化の対象となる業務は、Web系の業務システム化には向かない以下のような作業が中心となります。

  • ・ブラウザ経由でシステムからデータファイルをダウンロードする作業
  • ・いろいろなデータソースをExcelに集約・加工してレポートを作成する作業
  • ・ExcelでのグラフをPowerpointに貼り付けてレポートを作成する作業

共通しているのは、製品別や組織別、期間別などの切り口にて、データ集計や加工を繰り返し行っている作業ということです。


ツール化して自動化する上で、システム的な観点での工夫も取り入れました。

  • ・処理の共通化(InternetExploreやExcel、Powerpointの各種制御など)
  • ・各処理のインプット項目の汎用化
  • ・プログラムソースのコメントを活用したシステムドキュメントの自動生成

効果

年間75日分の業務時間を削減


改善効果が高かった業務では、年間75日分の作業時間削減を実現することができました。

中でも自動化による改善効果が高かった、日次作業の「市場自社売上推移レポートの作成業務」の例をご紹介します。

作業手順 改善効果
  1. 1.外部提供のWebシステムから市場売上データを1製品ずつ条件設定し、ダウンロード。これを複数回繰り返す。
  2. 2.自社Webシステムから自社売上データを1製品ずつ条件設定し、ダウンロード。これを複数回繰り返す。
  3. 3.共有フォルダからレポート用製品マスタをコピー。
  4. 4.上記手順で取得したデータを1製品ごと加工集計してレポート作成
  • 手作業:2時間30分/日
  • 自動化:15分/日

年間75日分の作業時間の削減に寄与

加えて、別のパソコンで自動化の処理を実行しており、15分/日についても業務削減することができました。

一方、自動化が可能であっても、下記のような場合は適さないケースもあります。

  • ・手作業のほうが効率的である場合
  • ・短期間に作業手順の変更が発生する可能性がある場合
  • ・実装に時間を要する割に効果が薄い場合

業務改善の見極めに悩んだら、一度ご相談ください!